Sistem elektronskih faktura (SEF) je danas obavezan za promet između privrednih subjekata (B2B) i prema korisnicima javnih sredstava (B2G). Iako je sistem u osnovi jednostavan, najveći broj odbijenih faktura i kasnijih problema sa Poreskom upravom potiče od svega nekoliko grešaka koje se stalno ponavljaju. U nastavku su one koje računovođa u praksi najčešće viđa — i način da ih izbegnete.
Tehničke greške — SEF odmah odbija fakturu
Ove greške sistem prepozna prilikom slanja i fakturu ne primi dok ih ne ispravite.
- Datum izdavanja se razlikuje od današnjeg. SEF ne dozvoljava slanje fakture „unazad“ — datum izdavanja mora biti dan kada dokument šaljete na portal. Ako je promet nastao ranije, taj datum se upisuje u zasebno polje „Datum prometa“, koje određuje poreski period za PDV.
- Dupli redni broj fakture. Broj fakture mora biti jedinstven po PIB-u izdavaoca u okviru godine. Preporuka je da numeracija sadrži i oznaku godine (npr. „105-2026“). Ako je prethodna faktura stornirana, sledeća ipak dobija naredni redni broj.
- Neispravan PIB. PIB kupca ili prodavca nije u ispravnom formatu ili se ne poklapa sa bazom Poreske uprave. Proverite prefiks (npr. „RS“ kada ga sistem traži) i da li je firma i dalje aktivna.
- Neispravna struktura XML-a (UBL 2.1). Najčešće se dešava kod ručnog unosa ili slabo podešenih besplatnih alata. Rešenje je softver koji sam generiše validan XML po standardu.
- Nedostaje identifikacioni dokument za budžetske korisnike. Kod slanja e-fakture korisnicima javnih sredstava obavezno je uneti broj ugovora, broj narudžbenice ili broj lota — dogovorite ga sa primaocem pre slanja.
- Neispravan ili istekao API ključ / sertifikat. Poruka „Unauthorized“ znači da se softver ne može autentifikovati. Na SEF portalu, u delu „Podešavanja → API menadžment“, proverite da je ključ „Aktivan“, a elektronski sertifikat obnovite pre isteka roka važenja.
- Avansna faktura nije prihvaćena. Konačna faktura ne može da zatvori avans dok ga kupac zvanično ne prihvati na SEF-u. Prvo tražite od kupca da prihvati avansnu fakturu, pa tek onda pošaljite konačnu sa uvezanim avansom.
„SEF ne prašta datume unazad — a Poreska uprava ne prašta neusklađene evidencije.“
Proceduralne greške — sistem ih propusti, ali kontrola ne
Ove greške faktura „prođe“, ali kasnije prave probleme u PDV prijavi ili u inspekciji.
- Slanje PDF-a mejlom umesto e-fakture. Običan PDF poslat mejlom nije pravno relevantan dokument. Kupac po njemu nema pravo na odbitak PDV-a, a izdavaocu preti novčana kazna. Za B2B i B2G promet obavezan je strukturirani dokument kroz SEF.
- Propušten rok od 15 dana za ulazne fakture. Primljene fakture treba prihvatiti ili odbiti u zakonskom roku. Odredite odgovornu osobu koja svakodnevno pregleda ulazno sanduče na SEF-u.
- Pokušaj brisanja već poslate fakture. Poslata faktura se ne može obrisati — trajno je zabeležena i na SEF-u i kod Poreske uprave. Greška se ispravlja storniranjem ili knjižnim odobrenjem/zaduženjem.
- Neusklađena PDV evidencija. Promet koji ne ide preko SEF-a (izvoz, promet fizičkim licima, maloprodaja) mora se uneti u „Pojedinačnu“ ili „Zbirnu“ evidenciju PDV-a. Neslaganje sa PP-PDV prijavom pokreće automatsku kontrolu.
Kako da vam SEF ne pravi glavobolju
Ako vam se SEF čini kao dodatni posao koji vam oduzima vreme, to je upravo deo onoga što radimo za klijente — izdavanje, prijem, storniranje i usklađivanje e-faktura sa PDV evidencijom. Javite nam se i preuzimamo to na sebe.
Napomena: tekst je pripremljen na osnovu uputstava Sistema elektronskih faktura (efaktura.gov.rs) i prakse Poreske uprave. Propisi se menjaju — za konkretnu situaciju uvek proverite sa svojim računovođom.
